Mittwoch, Juli 17, 2024

Moderne Buchhaltungssoftware und Compliance: So halten Unternehmen gesetzliche Vorgaben ein

Die Rechtssicherheit im Unternehmensverkehr ist ein wichtiges Instrument für alle Seiten. Sie sichert die vertrauliche Behandlung der Daten von Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern im Unternehmensalltag. Nachlässigkeiten bei der Einhaltung von Compliance-Vorgaben führen zu Reputationsverlust und Vertrauensschäden und im schlimmsten Fall kommt es zu juristischen Folgen. Die Digitalisierung hilft dabei, geltende Rechtsvorschriften einzuhalten.

Was bedeutet Compliance in der Buchhaltung?

Der Bereich Compliance oder auf Deutsch „Rechtssicherheit“ umfasst die Überwachung aller Unternehmensbereiche im Hinblick auf rechtliche Verstöße, Lücken beim Datenschutz oder der Missachtung interner Vorschriften. In großen Konzernen ist eine eigene Abteilung mit dieser Aufgabe betraut. Umfragen zeigen, dass es trotz strenger Vorgaben noch in jedem zweiten Unternehmen jährliche Verstöße gegen geltendes Recht gibt, und das, obwohl größere Unternehmen im Jahr rund fünf Millionen US-Dollar in ihr Compliance-Management investieren.

Compliance in der Buchhaltung bedeutet in erster Linie, rechtliche und finanzielle Risiken für das Unternehmen, dessen Mitarbeiter und Kunden zu minimieren. Hierzu gehört die Erfassung aller Geschäftsvorfälle, die Einhaltung von Steuer- und Handelsgesetzen auf nationaler und internationaler Ebene und die Sicherstellung einer gesetzeskonformen Buchhaltung. Aufgrund großer Mengen sensibler Kunden- und Mitarbeiterdaten spielt auch der Datenschutz im Compliance-Management der Buchhaltung eine große Rolle.

Das sind die größten Compliance-Risiken in der modernen Buchhaltung

Diese Compliance-Risiken in der Buchhaltung müssen Unternehmer in der Buchhaltung im Blick haben:

  • Fehlerhafte Bearbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen
  • Unzureichende Dokumentation und Aufzeichnung
  • Nichtbeachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)
  • Mangelnde Risiko- und Fehleranalyse
  • Unzureichende Sicherheitsmaßnahmen bei der Datenspeicherung
  • Fehlende Integration von Anti-Korruptionsmaßnahmen

Genau diese Risiken gilt es, zu minimieren. Genau das fällt Unternehmen oft schwer, denn in der Buchhaltung bleiben aktuell rund elf Prozent der offenen Stellen unbesetzt – Tendenz steigend. Um dennoch die Rechtssicherheit und Reputation des Unternehmens nicht zu gefährden, helfen digitale Programme und speziell für diesen Zweck geschultes Personal.

Verbesserung der Compliance durch moderne Buchhaltungssoftware

Der Umstieg auf eine digitale Buchhaltung ist für Unternehmen aller Branchen und Größen entscheidend, wenn es um die Einhaltung geltender Compliance-Vorschriften geht. Ganzheitliche Programme entlasten nicht nur das Personal in der Verwaltung, sondern weisen auch auf Fehler und Unstimmigkeiten in Ein- und Ausgangsbuchungen hin, speichern sensible Kundendaten sicher und ermöglichen eine detaillierte Finanzanalyse mit wenigen Klicks. Unter anderem reduziert eine umfassende digitale Unternehmenssoftware inklusive abgestimmtem Buchhaltungsprogramm Risiken in Bezug auf die Rechtssicherheit:

  • Aktuelle Steuervorschriften: Ein ganzheitliches Programm erkennt steuerliche Vorschriften sowohl bei nationaler als auch internationaler Rechnungsstellung. Besonders für internationale Handelsunternehmen und Onlinehändler ist das von großer Bedeutung, denn sie haben täglich mit komplexen und sich ändernden Steuervorschriften zu tun. Zudem wird die Kommunikation mit dem Steuerberater enorm erleichtert, da er direkt auf die Software zugreifen kann.
  • Reduzierung menschlicher Fehler: Kleine, aber bedeutende Fehler wie die falsche Buchung eines Belegs können im alltäglichen Stress passieren – schnell führt ein solcher jedoch zu rechtlichen Konsequenzen. Digitale Buchhaltungsprogramme gleichen Zuordnungen mit umfassenden Datenbanken und Vorschriften ab und geben sofort einen Hinweis, wenn ein Fehler vorliegt oder vermutet wird. Anschließend kann ein Mitarbeiter diese Vorgänge überprüfen.
  • Nachverfolgbarkeit von Transaktionen: Moderne Software ermöglicht es, Rechnungen, Buchungen und Kundendaten mit wenigen Klicks zu finden. Finanzdaten können in Echtzeit überwacht und Berichte automatisiert erstellt werden. Unternehmensbuchhaltungen haben so einen besseren Überblick über die finanzielle Situation und erkennen potenzielle Risiken deutlich früher.
  • Verbesserter Datenschutz: Die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU ist in der Buchhaltung von großer Bedeutung, da sonst große Mengen sensibler personenbezogener und finanzieller Daten in die falschen Hände geraten könnten. Zudem werden sensible Daten während der Übertragung verschlüsselt, etwa beim Versenden und Empfangen von E-Rechnungen, und es können umfangreiche Zugangskontrollen wie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung etabliert werden.

Fazit: Insgesamt tragen digitale Systeme zur Risikominimierung bei, indem sie menschliche Fehler sofort bemerken, Datensätze vertraulich speichern und durch eine bessere Übersicht Schwachstellen frühzeitig erkennen. Zudem entlasten sie die von Personalmangel geschwächte Unternehmensverwaltung und automatisieren repetitive Aufgaben, was Fehlerquoten reduziert.

Ein Ausblick in die Zukunft der Rechtssicherheit

Um zukünftig mit wachsenden Compliance-Ansprüchen auf nationaler und internationaler Ebene umgehen zu können, spielen digitale Systeme und der Einsatz von künstlicher Intelligenz eine entscheidende Rolle. Rund 85 Prozent der Compliance-Officer halten KI schließlich für ein zentrales Thema in der Zukunft. Durch Machine-Learning können Fehler frühzeitig erkannt, Systeme stetig an neue Vorschriften angepasst und repetitive Aufgaben automatisiert werden. Dazu gehört unter anderem die kontinuierliche Überwachung von Ein- und Ausgangsbuchungen auf Fehler.

Auch nicht zu vernachlässigen:

Die Digitalisierung muss zwar im Vordergrund stehen, jedoch simultan mit der Schulung von aktuellen Mitarbeitern geschehen. Andernfalls passiert es schnell, dass eine perfekte digitale Struktur vorhanden ist, Fehler allerdings durch die Unwissenheit oder Überforderung der Mitarbeiter entstehen. Hier kommt die HR-Abteilung der Unternehmen ins Spiel, welche die Schulungen überwachen und Feedback von den Angestellten einholen muss und somit eine wesentliche Rolle bei der Einhaltung von Rechtsvorschriften

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