Geschäftsreisen und Corona: Was Unternehmen 2021 beachten müssen

Die Corona-Krise führte 2020 zu weitreichenden Kontaktbeschränkungen, Quarantänemaßnahmen und teilweise sogar Grenzschließungen. Mit den Einschränkungen wurde das Reiseaufkommen in diesem Jahr so weit wie möglich reduziert, um die weitere Ausbreitung der Pandemie einzudämmen. Viele mittelständische Unternehmen fragen sich nun, wie es 2021 weitergeht: Welche Bestimmungen müssen im nächsten Jahr beachtet werden, wenn Mitarbeiter reisen? Welchen Stellenwert haben Reisen noch in Zeiten von Videokonferenzen? Und welche Auswirkungen auf Unternehmen hat das Corona-bedingte Sterben der Reisebüros? Die Krise macht deutlich, dass es nur eine Frage der Zeit ist, bis digitalisierte, automatisierte Travel-Lösungen zum Standard in Unternehmen werden. Von Veit Blumschein, Geschäftsführer und Co-Founder von Lanes & Planes.

Auch fast ein Jahr nach Beginn der Pandemie bestehen für die meisten Länder Reisewarnungen des Auswärtigen Amtes. Und auch innerdeutsche Reisen sollen möglichst vermieden werden. Der aktuelle, auf den 10. Januar angesetzte Lockdown der Bundesregierung könnte bei anhaltend hohen Infektionszahlen weiter verschärft werden und wird voraussichtlich über den Januar hinaus bestehen bleiben. Auch mit Beginn der Impfungen werden 2021 Unternehmen noch mit Maßnahmen rechnen müssen.

Diese Regeln müssen Unternehmen 2021 beachten

Bei Reisen ins Ausland ist es notwendig, in den Tagen vor dem Reiseantritt die aktuellen Bestimmungen der Einreise- und Quarantäneverordnungen des jeweiligen Landes zu prüfen. In vielen Teilen Europas haben die jeweiligen Bundesländer und Provinzen oftmals eigene, von den allgemeinen Verordnungen abweichende Bestimmungen. Diese können sich schnell ändern und es ist sinnvoll, auf kurzfristige Änderungen vorbereitet zu sein. Laut Auswärtigem Amt müssen sich Ein- sowie Rückreisende, die sich vor der Einreise in einem Risikogebiet aufgehalten haben, unverzüglich in eine zehntägige Quarantäne zu begeben. Eine aktuelle Liste der Risikogebiete bietet das Robert-Koch-Institut. Die Quarantäne kann nach fünf Tagen durch ein negatives Corona-Testergebnis frühzeitig beendet werden. Zudem müssen Mitarbeiter vor ihrer Ankunft in Deutschland auch eine Digitale Einreiseanmeldung (DEA) vornehmen und diese mit sich führen. Unabhängig von Corona, gelten für Unternehmen weiterhin die Entsendevorschriften der einzelnen EU-Länder.^[1]

Angesichts einer steigenden Zahl von Risikogebieten in Deutschland werden auch innerdeutsche Reisen zunehmend schwieriger. Da sich das Infektionsgeschehen in nahezu allen deutschen Regionen verschlechtert hat, treffen immer mehr Bundesländer zusätzliche Maßnahmen, um die Verbreitung des Virus einzudämmen. Dabei ist es nicht immer leicht, den Überblick über alle derzeit geltenden Regelungen zu behalten. Diese interaktive Karte im Lanes-&-Planes-Coronainformationszentrum bietet Unternehmen einen praktischen Überblick über alle aktuellen Beherbergungs- und Reisebestimmungen der 16 Bundesländer.

Geschäftsreisen auch in Coronazeiten relevant

Aber wie wichtig sind Geschäftsreisen überhaupt noch angesichts der anhaltenden Pandemie und digitaler Alternativen zum Reisen? Die Krise hat gezeigt, dass das Home Office ein hervorragendes Mittel für Unternehmen ist, um die Ausbreitung des Virus zu verlangsamen und gleichzeitig weiterhin produktiv zu bleiben. Mithilfe von Videokonferenzsystemen können Mitarbeiter zwar auch im Lockdown ihre Geschäftspartner treffen. Dennoch ist das digitale Gespräch einem persönliches Treffen nicht gleichzusetzen – vor allem bei wichtigen Geschäftsabschlüssen ist es wichtig, Vertrauen bei Partnern aufzubauen, und Vertrauen entsteht primär durch persönliche Treffen. In vielen Unternehmen gibt es zudem Mitarbeiter, wie beispielsweise Wartungstechniker, die im Außendienst tätig sind und ihre Dienst- und Geschäftsreisen zwar einschränken, aber nicht grundsätzlich auf sie verzichten können. Das Reisen ist 2020 nicht vollständig zum Erliegen gekommen und wird auch in Zukunft nicht vollständig von Videocalls ersetzt werden.

Das Reisen wird digital

Reisen wird es somit auch in Zukunft geben – aber die Art, wie sie organisiert werden, wird sich ändern, denn Corona führt langfristig zu grundlegenden Änderungen im Reisemarkt. Bereits in diesem Jahr wurde deutlich, dass die klassischen, nicht-digitalen Reisebüros kaum in der Lage sind, flexibel auf die Krise zu reagieren und sie kämpfen aus diesem Grund um ihre Existenz.^[2] Die klassischen Anbieter mit reinem Transaktionsmodell haben de facto ausgedient. Zudem können sie Unternehmen nicht den vollumfänglichen Service zu bieten, den diese vor allem in diesen Krisenzeiten benötigen. Für Unternehmen ergeben sich dadurch für 2021 und darüber hinaus Auswirkungen auf ihre Reiseaktivitäten.

Digitale Travel-Lösungen – wie Lanes & Planes sie anbietet – werden auf dem Markt zunehmend wichtiger, denn sie bieten viel mehr als nur Reisebuchungen. Software-as-a-Service-Lösungen können in die IT-Infrastruktur der Kunden integriert und perfekt auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten werden. Sie führen das zusammen, was zusammengehört: Travel & Expense, und ermöglichen dadurch einen Komplettservice, mit dem sich der gesamte Reise- und Abrechnungsprozess vollständig automatisieren lässt. Bei Lanes & Planes nutzen Kunden die SaaS-Lösung auch für ihr komplettes Belegmanagement. Dadurch sparen Unternehmen Geld und wertvolle Zeit. Darüber hinaus stellt Lanes & Planes in der Corona-Krise stets aktuelle Informationen zu allen Reisebestimmungen digital zur Verfügung – Kunden haben zu jedem Zeitpunkt einen Ansprechpartner an ihrer Seite, an den sie sich bei Fragen wenden können. Digitalen Lösungen gehören die Zukunft. Es ist Zeit, das Reisen zu digitalisieren!

Aktuelle Informationen zu Geschäftsreisen und Corona befinden sich im Lanes-&-Planes-Informationszentrum.

Der Autor: Dr. Veit Blumschein ist Co-Founder und Geschäftsführer von Lanes & Planes, des 2017 in München gegründeten SaaS-Start-ups zur Digitalisierung von Travel- und Beleg-Management. Vor Lanes & Planes gründete er das Reisevergleichsportal fromAtoB. Gegründet hatte Blumschein Lanes & Planes aufgrund der persönlichen Erfahrung, wie zeit- und kostenaufwendig die Planung und Abrechnung von Geschäftsreisen ist.

^[1] https://www.ihk-koeln.de/Coronavirus_Auslandsreisen.AxCMS

^[2] https://www.welt.de/wirtschaft/plus221918620/Tourismus-Das-Sterben-der-grossen-Reisebueros-hat-begonnen.html